Buitenlandse dienstreizen en vaste werkplekken

Artikel van 12/05/2012

Volgens een circulaire van 06.12.2007 stelde de administratie dat "de plaats waar de aanwezigheid van de werknemer gedurende het belastbare tijdperk 40 dagen of meer bedraagt als een vaste plaats van tewerkstelling zal worden aangemerkt." Die 40 dagen moeten niet noodzakelijk achtereen volgen".

Ze heeft onlangs nog op deze regel gewezen vermits ze in de FAQ over de nieuwe berekeningswijze van de voordelen van alle aard voor het gratis ter beschikking stellen van een auto bevestigde dat de regel van 40 dagen nog altijd van toepassing is. Dat kan verrassend lijken aangezien de nieuwe berekeningswijze van de VVA geen rekening meer houdt met de afstand tussen woonplaats en werkplek. De bevestiging van de administratie is echter welkom omdat ze werknemers en bedrijfsleiders die het forfait van 0,15 euro/km aftrekken voor hun woonwerkverplaatsingen toelaat om discussies te vermijden met het plaatselijke controlekantoor over de bepaling van hun werkplek.

In een heel ander domein vergoedt de staat haar ambtenaren die zich naar het buitenland begeven in het kader van hun dienst op basis van een forfait dat verschilt al naargelang het land en zelfs de stad in dat land. Er wordt ieder jaar een tabel in het staatsblad gepubliceerd met een update van die bedragen. De belastingadministratie staat toe dat die forfaits worden gebruikt voor de vergoeding van werknemers en bedrijfsleider die zich voor hun onderneming naar het buitenland verplaatsen.

Wat die forfaitaire onkostenvergoedingen voor verblijfkosten in het buitenland betreft, bevestigde de administratie in een circulaire dat men onder "buitenlandse dienstreis" een missie van korte duur van maximaal 30 kalenderdagen per dienstreis moet verstaan.

Een volksvertegenwoordiger vroeg de minister van financiën of de dagen dat een werknemer of bedrijfsleider die voor zijn werk gedurende 30 dagen in het buitenland verblijft, aangerekend worden als vaste werkplek? (vraag van Veerle Wouters van 14/12/2011, V&A, Kamer, zitting 2011-2012, nr. 53 0049).

De minister antwoordde dat de vertegenwoordiger peren met appelen vergeleek. Het forfait voor een verblijf in het buitenland is een eenvoudige manier om de vergoedingen te bepalen die een werkgever aan zijn werknemer moet storten. De omstandigheden van een tijdelijk verblijf in het buitenland verschillen aanzienlijk van die van een dagelijkse verplaatsing van thuis naar het werk en omgekeerd.

Als de werknemer of de bedrijfsleider voor zijn werk dertig opeenvolgende dagen in het buitenland verblijft, voert hij een professionele verplaatsing uit en vertegenwoordigen de vergoeding die zijn onderneming hem uitkeert kosten eigen aan de werkgever die deze laatste kan aftrekken en die verder niet belastbaar zijn in hoofde van de werknemer of bedrijfsleider. Als hij echter langer dan 30 dagen per jaar in het buitenland verblijft, moet men een onderscheid maken tussen de volgende situaties:

• - de werknemer brengt meer dan 30 opeenvolgende dagen door in het buitenland en ontvangt een dagvergoeding voor ter plaatse gemaakte onkosten; In dat geval is het forfait niet meer van toepassing en kan enkel de terugbetaling van de kosten gerechtvaardigd door het voorleggen van rechtvaardigende stukken worden beschouwd als een terugbetaling van uitgaven eigen aan de werkgever of de onderneming.
• - de werknemer brengt meer dan 30 dagen op die plaats in het buitenland door, maar niet 30 dagen aan een stuk en ontvangt een dagvergoeding voor ter plaatse gemaakte onkosten; In dat geval blijft het forfait uit de circulaire van 11.05.2006 van toepassing voor alle dagen die hij in het buitenland doorbracht.
• - de werknemer brengt minstens 40 dagen door op die plek in het buitenland en ontvangt geen enkele vergoeding; In dat geval moet die plaats in het buitenland op basis van de circulaire van 06.12.2007 worden beschouwd als een vaste werkplek. Aangezien hij zich echter niet alle dagen vanuit zijn woning naar het buitenland vertrekt, zal het forfait van 0,15 euro/km dat hij zal kunnen aftrekken enkel van toepassing zijn voor effectief uitgevoerde verplaatsingen van zijn woonplaats naar de werkplek in het buitenland en voor de terugreis naar huis.

Emile Masset

Hoofdredacteur van Fiscalnet